A gestão de documentos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura de uma nação. Isto porque, o Estado deve assegurar o controle da produção, da utilização e da destinação adequadas dos arquivos/ documentos, de forma a garantir a preservação e o acesso aos documentos: dos arquivos públicos em geral e naturalmente do Arquivo Público do Estado da Bahia/Fundação Pedro Calmon.
Definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), a gestão de documentos, apresenta como benefícios:
- Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;
- Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;
- Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
- Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Estado quanto aos cidadãos; e
- Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para a pesquisa histórica e/ ou científica.
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